8.2 KEGUNAAN SISTEM PENGURUSAN MAKLUMAT

Kegunaan Sistem Pengurusan Maklumat

Sistem maklumat adalah satu set komponen yang dihubungkan antara satu sama lain untuk penerimaan, pemprosesan, penyebaran dan simpanan data untuk menyokong proses kawalan dan membuat keputusan di dalam organisasi. Ia juga sebagai kitaran proses mewujud aau memperolehi maklumat, mengumpulkan maklumat daripada pelbagai bentuk, memproses dan menukar maklumat yang diperoleh dan dikumpulkan dalam bentuk yang diingini. Secara umumnya Sistem pengurusan Pembelajaran atau LMS digunakan untuk menyeragamkan usaha pentadbiran, memudahkan dan memastikan anggota kakitangan menerima program atau latihan yang sesuai serta membantu menguruskan bilik darjah, tenaga pengajar, kelengkapan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk menyampaikan kursus dengan lebih efektif.

Pertama sekali, kepentingan sistem maklumat dalam bidang pendidikan adalah perkongsian maklumat.  Contohnya, pelaksanaan sistem maklumat dalam satu rangkaian setempat membolehkan maklumat ini dikongsi demi untuk kebaikan sektor pendidikan. Maklumat ini boleh disunting dan dikeluarkan dengan cara yang mudah. Maklumat dalam pangkalan data juga tepat dan sentiasa dikemaskini. Sistem Pengurusan Pembelajaran mampu memberi impak kepada asas aktiviti institusi pendidikan. Selain itu, sistem maklumat meningkatkan kecekapan pihak sekolah. Fungsi – fungsi yang terdapat pada sistem maklumat membolehkan pengguna sistem menjalankan tugas mereka dengan lebih cekap. Contohnya, dalam menyiapkan sesuatu laporan, kewujudan sistem maklumat dapat meningkatkan kualiti laporan yang dikeluarkan. Penyimpanan rekod yang selamat juga salah satu kepentingan sistem maklumat kerana kebiasaannya pangkalan data utama sistem maklumat disimpan di dalam komputer pelayan. Penyimpanan maklumat secara berpusat ini merupakan cara penyimpanan maklumat yang lebih selamat. Penyelenggaraan data juga dapat dikawal dengan lebih rapi untuk menjamin keutuhan data.

Salah satu faktor penting mengapa LMS dijalankan adalah untuk meningkatkan tahap komunikasi pelajar-pelajar dengan pensyarah di sesebuah universiti. Ia juga penting untuk  menjadi medan atau tempat mengadakan perbincangan kumpulan dan melibatkan penggunaan bahan-bahan kursus yang lebih perlahan serta bersifat fesyen sendiri. Tambahan pula, penggunaan LMS lebih menguntungkan kerana kos yang secara relatifnya agak rendah dan tahap kemahiran pengguna yang diperlukam juga agak sederhana.Tambahan pula, sistem pengurusan pembelajaran dapat mengurangkan kos latihan melalui pelbagai cara seperti membolehkan penjimatan kos e-pembelajaran dengan mengurangkan perjalanan, kos penginapan, bekerja lebih masa, dan kos pengajaran yang lebih rendah serta menyelaraskan  pentadbiran program latihan di setiap organisasi. Dengan ini , guru atau pensyarah dapat memasang dan menyampaikan inti pembelajaran dengan cepat dan tepat tanpa membazirkan masa.

LMS juga memainkan peranan di dalam latihan dan pengukur kemahiran perniagaan. Sistem maklumat dalam bidang perniagaan atau transaksi ialah satu sistem yang memproses data-data yang diperolehi hasil daripada sesuatu transaksi atau urusniaga di dalam sebuah perniagaan. Ia mempunyai 3 fungsi utama iaitu perakaunan menggunakan LMS untuk menyimpan semua rekod transaksi organisasi dengan tepat. LMS bertujuan dalam penjanaan dokumen pengeluaran dokumen perniagaan seperti invois, penyata bulanan dan sebagainya. Di samping, laporan kawalan menggunakan LMS supaya laporan yang dijanakan hasil daripada operasi pemprosesan transaksi dapat mengawal operasi organisasi. Kelebihan menggunakan sistem maklumat dalam bidang perniagaan ialah penjimatan kos operasi. Dengan menggunakan sistem maklumat syarikat dapat menjimatkan kos operasinya. Ia disebabkan melalui sistem maklumat, penggunaan seperti kertas dan ruang pejabat dapat dikurangkan dengan banyak. Contohnya, ratusan maklumat mengenai pelanggan, pembekal, pekerja dan pengedar hanya perlu disimpan di dalam sebuah komputer berbanding sekiranya syarikat menggunakan sistem maklumat manual di mana sudah tentu ia akan menggunakan satu bilik fail yang besar.

 Dengan penggunaan sistem maklumat para pelanggan jugaakan berasa mudah berurusan dengan syarikat terutama ketika membuat pesanan. Sebelum ini pelanggan perlu datang sendiri ke kedai untuk mendapatkan barang yang dikehendaki, namun, dengan adanya sistem maklumat,pelanggan boleh melihat dan seterusnya membeli produk syarikat secara dalam talian. Bukan sahaja daripada itu, LMS juga membantu dalam penjimatan masa. Ia dapat menjimatkan masa terutama dalam carian maklumat. Maklumat mengenai pembekal mahupun pelanggan dapat dicapai dengan mudah dan  pantas. Kelebihan yang seterusnya menggunakan sistem maklumat dalam bidang perniagaan ialah risiko yang dimaksudkan ialah kehilangan maklumat mengenai pembekal, pelanggan dan pekerja yang merupakan asset paling bernilai bagi sesebuah syarikat. Penggunaan sistem dapat membantu syarikat untuk membuat salinan ‘back-up’ bagi semua maklumat yang ada di dalam syarikat.